BAB I:
SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN
Manajemen KesekretariatanSEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN
1. Definisi Sekretaris dan Kesekretariatan
Saat ini, profesi sekretaris mengalami kemajuan luar
biasa. Pebisnis memandang profesi tersebut sangat penting, bahkan sebagai
simbol bergengsi. Tidak heran jika profesi sekretaris banyak diminati
masyarakat. Ribuan masyarakat berlomba memasuki sekolah-sekolah sekretaris yang
makin menjamur. Terlebih lagi, profesi sekretaris membantu pimpinan perusahaan
meringankan tugas-tugasnya di kantor.
Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin “secretum”, yang berarti
rahasia dan “secretarium”, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan
menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari
kata “secret” yang berarti rahasia.
Berbagai pendapat yang mendefinisikan sekretaris, antara lain:
1. Webster’s New Words Dictionary
1. Webster’s New Words Dictionary
a. Sekretaris adalah seseorang yang bertugas untuk mengarsip, mengurus surat menyurat, dan tugas-tugas menulis
lainnya untuk organisasi ataupun individu.
b. Sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
c. Sekretaris adalah pejabat yang memimpin departemen pemerintahan.
d. Sekretaris seperti meja tulis atau rak buku.
2. M. Braum & Ramon C. Portugal
Sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji temu, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan.
3. Louis C. Nanassy & William Selden
Sekretaris adalah karyawan kantor yang tanggung jawabnya melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan lain-lain. Dalam hal ini sekretaris bertindak sebagai asisten administrasi atau eksekutif junior.
b. Sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
c. Sekretaris adalah pejabat yang memimpin departemen pemerintahan.
d. Sekretaris seperti meja tulis atau rak buku.
2. M. Braum & Ramon C. Portugal
Sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji temu, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan.
3. Louis C. Nanassy & William Selden
Sekretaris adalah karyawan kantor yang tanggung jawabnya melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan lain-lain. Dalam hal ini sekretaris bertindak sebagai asisten administrasi atau eksekutif junior.
Sedangkan sekretariat didefinisikan para ahli, antara lain:
1. Webster’s New Words Dictionary
a. Sekretariat adalah kantor atau kedudukan sekretaris.
b. Sekretariat adalah kantor atau tempat dimana sekretaris bekerja.
c. Sekretariat adalah seorang staff atau departemen yang dipimpin sekretaris.
d. Sekretariat adalah seorang staff atau kelompok sekretaris.
2. Edward Conrad Smith & Arnold John Zucher
Sekretariat adalah sebuah kantor atau badan yang melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial.
3. Jess Stein
Sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melalukan pengarsipan dan tugas sekretariat.
4. Funk & Wagnalss
a. Sekretariat adalah posisi atau kedudukan sekretaris.
b. Sekretariat adalah tempat dimana sekretaris melaksanakan transaksi bisnis dan pemeliharan maupun pengarsipan beberapa catatan penting.
c. Sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris.
d. Sekretariat adalah badan administrasi yang berbentuk Liga atau Perserikatan Bangsa-Bangsa, terdiri atas Sekretaris Jenderal, para pejabat, dan sekretaris.
1. Webster’s New Words Dictionary
a. Sekretariat adalah kantor atau kedudukan sekretaris.
b. Sekretariat adalah kantor atau tempat dimana sekretaris bekerja.
c. Sekretariat adalah seorang staff atau departemen yang dipimpin sekretaris.
d. Sekretariat adalah seorang staff atau kelompok sekretaris.
2. Edward Conrad Smith & Arnold John Zucher
Sekretariat adalah sebuah kantor atau badan yang melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial.
3. Jess Stein
Sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melalukan pengarsipan dan tugas sekretariat.
4. Funk & Wagnalss
a. Sekretariat adalah posisi atau kedudukan sekretaris.
b. Sekretariat adalah tempat dimana sekretaris melaksanakan transaksi bisnis dan pemeliharan maupun pengarsipan beberapa catatan penting.
c. Sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris.
d. Sekretariat adalah badan administrasi yang berbentuk Liga atau Perserikatan Bangsa-Bangsa, terdiri atas Sekretaris Jenderal, para pejabat, dan sekretaris.
Dari berbagai pendapat di atas mengenai sekretaris dan sekretariat,
disimpulkan bahwa:
a. Sekretaris merupakan seorang yang membantu pimpinan menyelenggarakan
bagian-bagian kecil tugas pekerjaan pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih
bertanggung jawab.
b. Sekretariat merupakan satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi.
b. Sekretariat merupakan satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi.
3. Macam-macam Sekretaris Sesuai Kedudukan/ Wewenang dan Tanggung Jawab
Sesuai kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan
dua macam, yaitu:
a. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary)
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk satu unit organisasi. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah dan sebagainya.
b. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)
Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Manajer, Sekretaris Direktur, Sekretaris Artis dan sebagainya.
4. Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan
a. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary)
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk satu unit organisasi. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah dan sebagainya.
b. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)
Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Manajer, Sekretaris Direktur, Sekretaris Artis dan sebagainya.
4. Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan
Sekretaris dibutuhkan organisasi untuk membantu urusan organisasi dan
kedinasan, atau melaksanakan fungsiperkantoran agar pimpinan bisa berkonsentrasi
melaksanakan tugas manajerialnya dengan baik. Oleh sebab itu, ada beberapa
peran sekretaris, antara lain:
a. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, harus menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan sehingga harus bisa mengatur jadwal janji tamu.
b. Filter dan Pengelola Informasi
Jika ada surat masuk harus dicatat, diolah dan disimpan sehingga memudahkan penemuannya kembali bila dibutuhkan.
c. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan di banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris harus bisa menyimpan informasi yang tidak boleh diteruskan kepada yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya
f. Penghubung/Humas
Sekretaris menjadi penyambung atau perantara penyampaian informasi dari luar.
a. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, harus menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan sehingga harus bisa mengatur jadwal janji tamu.
b. Filter dan Pengelola Informasi
Jika ada surat masuk harus dicatat, diolah dan disimpan sehingga memudahkan penemuannya kembali bila dibutuhkan.
c. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan di banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris harus bisa menyimpan informasi yang tidak boleh diteruskan kepada yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya
f. Penghubung/Humas
Sekretaris menjadi penyambung atau perantara penyampaian informasi dari luar.
g. Perawat/Pelindung
Sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak mudah lelah bekerja.
Sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak mudah lelah bekerja.
Penampilan
Yang Ideal Dan Menarik Bagi Seorang Sekretaris
A.
Pendahuluan
Sekretaris identik dengan pekerjaan
yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik
relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan
profesional. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya yang
pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam
bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Seorang
sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris dan juga
harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaan. Sebagai
seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan
yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja
cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya
perusahaan. Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam
pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Untuk menjadi seorang sekretaris
yang professional harus mempunyai syarat sebagai berikut:
1. Memiliki keterampilan dalam bidang administrasi dan
bidang-bidang terkaitnya
2. Memiliki pengalaman, pengetahuan dan wawasan yang luas
3. Harus pandai dalam berkomunikasi terhadan kolega
maupun pelanggan
4. Mampu menangani setiap permasalahan yang ada terutama
yang menyangkut pekerjaan kantor
5. Memiliki potensi untuk menjadi sekretaris
6. Memiliki kesabaran dan keuletan dalam bekerja
7. Disiplin dan cekataan dalam bekerja
8. Berpenampilan baik dan menarik
Berpenampilan menarik dan baik
merupakan salah satu dari syarat sebagai seorang sekretaris yang
professional.Penampilan yang baik dan menarik akan memberikan persepsi dan
kesan yang positif terhadap orang lain yang bertemu dengannya.
B.
Pengertian Penampilan
Menurut pendapat para ahli
pengertian penampilan adalah :
1. Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk
menjadi lebih menarik terutama dari segi fisik dan juga pembentukan kepribadian
yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.
2. Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya
menjadi lebih baik dalam berpenampilan.
3. Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri
menjadi lebih menarik untuk dipandang.
4. Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh
orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.
5. Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah
dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik secara fisik maupun
kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik bagi orang yang
memandangnya.
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai penampilan diri
seorang sekretaris, ada beberapa factor yang mempengaruhi penampilan diri yang
prima dan terus terjaga.Beberapa factor tersebut adalah
1. Pembawaan lahir.Keadaan diri sendiri yang merupakan
adalah bentuk wajah,keadaan postur tubuh dan warna kulit.Untuk memperbaiki
penampilan diri sebaiknya harus menerima keadaan diri sendiri sebagaiman adanya
dan mencintai diri sendiri.
2. Kesehatan fisik dan mental.Agar memperoleh kesehatan
fisik dan mental maka makan cukup gizi dan membiasakan berolahraga secara
teratur.
3. Kebersihan Pribadi merupakan faktor penunjuang untuk
mempertahankan kesehatan sekaligus penampilan diri.
4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan, faktor
tersebut mempengaruhi penampilan terutama dalam hal selera.
C. Penampilan Seorang Sekretaris
Yang pertama dilihat atau diperhatikan oleh orang lain
adalah bagaiman penampilan kita, karena penampilan menentukan bagaimana
perasaan kita tentang diri sendiri.Ada kalimat,”Apabila kita yakin akan
penampilan kita sendiri,maka kita pun akan merasa nyaman”…When you look good
you feel good…”. Karena untuk menjadi sekretaris professional dan
sukses,tampilah dengan gaya keberhasilan setiap hari,karena Anda tidak akan
lagi mempunyai kesempatan mengalami “Kesan Pertama”. (La Rose:102).
Dalam dunia sekretaris sering terdapat istilah
grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri yaitu suatu
penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan kepribadian
seseorang. Penampilan diri juga akan memberikan suatu kesan bagi orang
lain. Oleh karena itu grooming mempunyai hubungan yang sangat erat dengan
sekretaris. Apabila anda ingin menjadi sekretaris yang baik maka anda juga
harus mempunyai penampilan diri dan kepribadian yang baik juga atau dalam
istilah bahasa inggrisnya "well groomed". Penampilan diri yang baik
dapat mencerminkan kepribadian seseorang yang dapat dilihat dari ucapan dan
perbuatannya.
Perlunya grooming atau penampilan diri yang baik dari
seorang sekretaris dalam memberikan pelayanan kerja bagi pimpinan terutama
relasi atau rekan kerja yang akan mementukan keberhasilan. Sekretaris harus
mempunyai daya tarik yang dapat membuat orang memberikan kesan yang positif.
Untuk itu sekretaris harus mengetahui prinsip yang harus didiketahui dalam
berpenampilan menarik.
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari
kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku
sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.
D. Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilanya
Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya,
dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan
hal-hal berikut ini :
1. Tata cara berdandan
Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu
menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan
disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai
aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat norak dan
akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang
yang tidak mengetahui tata krama berdandan.
2. Tata Rambut
Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja,
misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika
sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi
jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model
rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara,
model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.
3. Tata cara berpakaian
Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus
ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara
menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang
paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan
pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih
dan sopan maka akan terlihat menarik.
4. Gaya atau perilaku
Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara
dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya
diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan
kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau
sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh
sekretaris yang kurang percaya diri.
Penampilan yang ideal dari seorang sekretaris diorientasikan pada
kepribadian diri dari diri nya. Tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik
bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris, namun yang paling
penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.Dimanapun sekretaris itu
berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak
kriminal atau tindak pidana yang lain.
Ciri-ciri dari seorang sekretaris yang ideal adalah sebagai berikut:
1. Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10. Pandai berbicara di depan publik 11. Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik
E. Kesimpulan
Penampilan adalah pembentukan diri seseorang baik
secara fisik maupun kepribadian yang baik sehingga dapat menimbulkan daya tarik
bagi orang yang memandangnya. Dalam dunia sekretaris sering terdapat
istilah grooming yang artinya penampilan diri.Grooming atau penampilan diri
yaitu suatu penampilan seseorang yang dapat menggambarkan dan mencerminkan
kepribadian seseorang Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur
dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku
sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris.Penampilan seorang sekretaris
harus memperhatikan beberapa hal yaitu dari tata cara berdandan, tata
rambut, tata cara berpakaian dan gaya atau perilaku dari sorang sekretaris itu
sendiri
Makasih udah share.. lagi perlu banget materi tentang ini hehe..
BalasHapusEh baca juga tulisan aku di blognya Sewa kantor Makasyi lagii